Von Johannes Kleske kam heute ein Stöckchen herbeigeflogen, mit der Fragestellung:

Was ist dein bester Produktivitätstipp? Was hilft dir am meisten, deine Aufgaben erledigt zu bekommen? Was hält dich fokussiert und diszipliniert?

Natürlich führe ich Listen, verschaffe mir einen Überblick über die Dinge, die noch zu erledigen sind und überlege mir, wie ich sie am besten angehe. Doch ich muss zugeben dass ich immer noch einen ziemlich großen Druck brauche, um mich dann auch hinzusetzen. Bei meinen Freunden gelte ich nach wie vor als Chaot, aber manchmal staunen sie, wie ich es trotzdem schaffe, so viele Dinge unter einen Hut zu bekommen, daher hier auch drei Tipps statt einem.

Vereinbare einen Termin, und halte dich daran

Ich habe erlebt, dass ich zwar immer wieder unangenehme Dinge vor mir herschiebe, aber es meistens schaffe, wichtige Termine einzuhalten. Meistens – meine Diplomarbeit hab ich damals einen Tag zu spät abgegeben, weil ich die Zeit fürs Binden nicht einkalkuliert hatte, aber das Studium hab ich bestanden.

Seitdem versuche ich mir immer einen eigenen Endtermin zu setzen, bis wann ich eine Sache erledigt haben möchte. Diesen Termin lege ich ca. fünf Tage vor dem eigentlichen Schlusstermin. So hat die Sache noch ein wenig Zeit zum reifen und ich kann auch Geistesblitze in den letzten Zügen noch gut mit einbauen.

Diesen Termin trage ich in meinen Terminplaner ein, oder vermerke ihn in Klammern auf meiner Projektliste. Je nach Art des Projektes hilft es auch, meine Frau als “externe Motivation” einzubauen, die mich beizeiten an den Termin erinnert.

Äußere und Innere Ordnung gehören zusammen

Solange mein Schreibtisch voll ist mit Projekten, Infos und sonstigen Dingen, kann ich nicht wirklich konzentriert arbeiten. Bevor ich ein größeres Projekt angehe, nehme ich mir die Zeit, die kleinen Dinge in Ordnung zu bringen, den Kopf und die Inbox zu leeren und meine Listen auf den aktuellen Stand zu bringen. Das hat schon ein bisschen was vom “wasserklaren Geist”. Zumindest hilft es, wenn man so wenig lose Enden wie möglich im Kopf hat.

Die Muse braucht Zeit und Ruhe

Gerade bei größeren Projekten, die sich nicht so leicht in kleine Schritte aufteilen lassen, hilft es mir, wenn ich von vornherein einen größeren Zeitblock dafür einplane. Idealerweise dann, wenn ich alleine im Büro sein kann und der Anrufbeantworter läuft. Wenn das tagsüber nicht zu machen ist, verlege ich solche Dinge auch schon mal in die Abendstunden nach 22 Uhr, wenn Frau und Kind im Bett sind, und ich wenigstens das Gefühl habe, solange arbeiten zu können, wie es eben dauert. Die meisten meiner Projekte habe ich irgendwann zwischen 2 und 4 Uhr nachts abgeschlossen – danach schlafe ich friedlich wie ein Baby.

Ich werfe mal ein Stöckchen zu Stephan List und Jared rüber und leg hier zwei hin zum mitnehmen. Auch Kommentare sind gern gesehen, was hilft dir, produktiv zu sein?

Lange Zeit fehlte mir in meiner Inbox der Durchblick. Manche Mails lagen Monate rum, einfach weil ich sie übersehen hatte. Bei Robert Basic ist das wohl heute noch so, sonst würde er nicht schreiben:

“ich verschussel viele Mails, wenn ich die nicht gleich beantworte, sind die wech”

Vielleicht hilft ja folgender Ansatz, frei nach dem GTD-Gedanken: Die Inbox sollte eigentlich immer so gut wie leer sein. Wie man sich den Spam aus der Inbox raushält, habe ich ja letzt schon erklärt. Bei mir sieht die Inbox in etwa so aus:

Alle zwei oder drei Tage, mindestens aber Montag morgens gehe ich meine Inbox von hinten bis vorne durch (sortiert nach Datum) – E-Mail für E-Mail.

Bei jeder E-Mail überlege ich, was ich damit machen möchte, was der nächste Schritt ist. Wenn das beantworten der Mail weniger als 2-5 Minuten dauern würde, mach ich das gleich und verschiebe das Mail anschließend in die thematische Ablage oder in den Papierkorb. (weiterlesen …)

Autsch. Theoretisch ist mir klar, dass ein (kostenloser) Online-Dienst kein guter Platz ist um Daten abzulegen, die man ständig braucht. Schließlich kann es immer mal einen Serverschaden, ein Inhaberwechsel oder wie heute im Fall von Netvibes schlicht ein Update mit tollen neuen Funktionen geben… die ich bisher nicht vermisst habe.

Vermissen tu ich gerade schmerzlich meine Notizen, einige Feeds und Todo-Listen, die ich auf meiner netvibes-seite liegen habe. Es ist einfach praktisch, sich an jeden Rechner der Welt setzen zu können (oder zumindest meinen zuhause und den auf Arbeit) und die selben Daten vorzufinden. Und so sitze ich, warte auf meine Daten und überlege mir bessere Strategien, meine Notizen auch im Falle eines Ausfalles noch irgendwo zu haben. Hmpf.

Ist euch sowas auch schonmal passiert oder bin das nur ich?

In marvelz-Blog standen diese Woche fünf interessante Feststellungen über GTD, die ich hier mal ins deutsche übertrage.

1. GTD ist leicht zu lernen, aber schwer zu perfektionieren

Das Buch zu lesen, es gut zu finden und die ersten Schritte zu machen fielen mir leicht. Am Anfang war alles klar (nicht ganz so “wasserklar” wie David Allen das beschreibt, aber deutlich klarer als vorher).

Mit der Zeit merkt man, dass es nicht so einfach ist, wirklich alle Dinge immer wieder ins System zu übernehmen, keine losen Enden im kopf zu behalten und die Nächsten Schritte auch wirklich zu gehen, und nicht nur zu sammeln…

2. GTD benötigt Ausdauer und Disziplin

Wie bei jedem Versuch, neue Gewohnheiten zu entwickeln braucht es einiges an Ausdauer und Selbstdisziplin. Sehr schnell hat man eine Notiz wieder auf einen Zettel gekritzelt und diesen eingesteckt, statt ihn in der Inbox zu platzieren und ins System zu übernehmen. Immer wieder bilden sich kleine Stapel in der Inbox, die einen davon abhalten, wirklich wichtige Dinge dort reinzulegen…

3. GTD braucht Zeit

Unterm Strich möchte man natürlich Zeit gewinnen und effektiver arbeiten, aber zunächst braucht es Zeit. Zeit um die Inbox durchzuarbeiten, um die Projektliste auf dem aktuellen Stand zu halten und auch, um hin und wieder alle losen Enden zu sammeln und ins System einzufügen.

4. GTD ist nicht die Antwort auf alles

So einfach und einleuchtend das System auch erscheint (mancher verwendet es geradezu als Religionsersatz) es gibt funtkionierende Hilfsmittel und Strategien sich selbst zu organisieren, die nicht von David Allen erfunden wurden. Wichtig ist, was für dich funktioniert.

5. Es gibt nicht das einzig wahre GTD-System

Es gibt verschiedene Systeme und Ansätze um GTD umzusetzen. Einige Tools und HIlfsmittel habe ich ja schon vorgestellt. Jeder muss sein eigenes System finden, dass ihm liegt, da gibt es kein “richtiges” oder “falsches” System – hauptsache es funktioniert und geht einem leicht von der Hand.

Hauptsache, man kriegt die Dinge geregelt!

Manuela von pixelgraphix hat heute einen ausführlichen Artikel online gestellt zum Thema “Backpack zur Selbstorganisation nutzen“. Prädikat: Lesenswert!