In letzter Zeit versuche ich immer wieder, die sich bildenden Stapel auf meinem Schreibtisch und in den der Eingangsbox in den Griff zu kriegen. So ganz zufrieden bin ich mit meiner Ablage nicht. Je nachdem, wie tief ich in einem aktuellen Projekt stecke, fehlt mir die Energie, „Neuankömmlinge“ gleich sinnvoll abzulegen.

Ordner

In meinen Regalen stehen einige Ordner, ganz klassisch befüllt mit allen möglichen Unterlagen. SO richtig übersichtlich und schnell handhabbar finde ich das nicht. Aber so weiß ich meine Versicherungsunterlagen gut abgeheftet und weiß zumindest, in welcher Ecke ich suchen muss, falls ich doch mal was davon brauche.

Hängeregister

Neben meinem Schreibtisch steht ein kleiner Behälter mit einer Hängeregistratur zu den laufenden Projekten, dorthinein kommen auch meine Rechnungen und Belege, die ich zur Buchhaltung brauche. Um wirklich für jedes Projekt eine Mappe aufzumachen, ist der Behälter aber zu klein und die Mappen zu dick, da muss wohl auf Dauer eine andere Lösung her.

Mappei und Classei

Deutlich weniger Platz als meine bisherigen Mappen scheinen Mappei oder Classei-Mappen zu benötigen. Stephan Lamprecht schrieb dazu mal den Blogbeitrag „Classei? Es wirkt!“. Ein neues Buch von Frank-Michael Rommert mit dem Titel „Ordnung ohne Stress – Der Effizienzvorsprung im Büro mit der MAPPEI-Methode“ geht näher auf das System ein. Bei imgriff gibt es eine nette Artikelserie zum Thema Ablage, dort besonders interessant der Beitrag „Mappei und Classei“

Software

Ein schöner Traum wäre, eingehendes Papier einfach zu scannen, in einem Software-Tool abzulegen und das Papier zu recyceln. Aber erstens müssen manche Dinge in papierhafter Form abgelegt werden, anderes ist mir dann einfach zu mühsam.

Hat jemand von meinen Lesern den Durchblick bei Ablagesystemen? Wie kriegt ihr eure Ablage in den Griff?

Ich bin bereits vor einigen Jahren von Microsoft Outlook weggekommen und nutze stattdessen Thunderbird in Kombination mit Google Calendar für meine Kommunikation und Terminplanung. Mit Outlook konnte ich mich nie so recht anfreunden. Aber es gibt natürlich jede Menge Tipps und Ideen, wie man das mächtige Werkzeug hilfreich einsetzt. Zum Beispiel in nebenstehendem Fachbuch.

Das schöne daran: Das Buch von Marc Hoff mit dem Titel “Microsoft Outlook – Effizientes E-Mail- und Zeitmanagement” lässt sich im Internet komplett kostenlos lesen, bei PaperC. Bei PaperC lassen sich tausende Fachbücher kostenlos lesen und gegen geringe Gebühren auch drucken oder herunterladen.

Natürlich kann man sich das Buch auch neu oder gebraucht kaufen, z.B. bei Amazon.

Das folgende Video habe ich beim Stern gefunden. Das hebe ich mir auf, wenn ich mal wieder unmöglich E-Mails bekomme… Vielleicht hilft es ja, das mal in dieser Zusammenstellung zu sehen.

Vor einiger Zeit erreichte mich ein Buch, dessen Titel mich gleich angesprochen hat: „Die Kunst der Selbstführung“. Burkhard Bensmann schreibt über seine Erkenntnisse aus Interviews mit über sechzig Führungskräften und Führenden Kräften, und das in einem sehr ansprechend aufgemachten Buch mit rund 180 Seiten.

Bensmann geht davon aus, dass Selbstführung erlernbar ist und auf Prinzipien basiert. Dazu stellt er sieben Felder der Selbstführung vor: Vision & Mission – Körper, Seele, Geist – Fähigkeiten & Selbstentwicklung – Partner, Mitarbeiter, Netzwerk – Prozesse & Strukturen – Projekte und Produkte – Mehrwert. Diese Felder bieten Bezugspunkte für die Erkenntnisse, die der Autor aus den Gesprächen zieht.

Das Buch lässt sich gut lesen und wirkt praxisnah, graue Theorie bleibt einem erspart. Spannend fand ich zum Beispiel das fünfte Feld, in dem es um Prozesse und Strukturen geht. Hier geht der Autor auf die Frage ein welche Instrumente und Methoden bei der Selbstführung dienlich sind, und berichtet von unterschiedlichen Ansätzen seiner Interviewpartner. Es werden dabei auch die Themen GTD oder eher „Zen-to-Done“ gestreift und die Notwendigkeit von „gedeihlichen Bedingungen“ betont, die auch kreative Arbeitsweisen zulassen.

Einen kleinen Einblick in die Arbeitsweise des Autors bietet auch das Interview mit Burkhard Bensmann bei My Skills.

Das Buch ist auf jeden Fall lesenswert und birgt einige interessante Gedankenanstöße, auch für die eigene Selbstführung. Erhältlich z.B. bei Amazon, dort gibts auch einen “Blick ins Buch“.

Soeben stolpere ich bei Marlin über den Artikel “Email-Regeln – kein Nein über Email“.  Marlin empfindet es als unfreundlich, wenn ein “Nein” per E-Mail kommt, weil darin zu wenig “Beziehungsinformationen” enthalten sind, um einen negativen Effekt abzumildern. Um der Beziehung etwas gutes zu tun, sollte man bei Absagen und “Neins” also immer lieber zum Telefonhörer greifen.

Ich kann der Grundidee zwar folgen, mir selbst fällt das Nein-Sagen aber eh schon sehr schwer, da bin ich manchnmal froh, eben nur die Sachinformation übermitteln zu können, ohne das jetzt alles noch emotional aufzufangen. Zumal es Momente gibt, wo ich den den “negativen Effekt” durchaus in Kauf nehme. Das das nicht unbedingt einer weiteren vertrauensvollen Zusammenarbeit dient sehe ich ein.

Doch ich hatte auch schon den Fall, in dem ich solch eine Zusammenarbeit eben einstellen wollte, ohne der anderen Person zusätzlich noch mitzuteilen, was ich wirklich von ihr halte… da war es wohl professioneller das per Mail zu kommunizieren….

Und wenn man an die privaten Bereiche denkt, ist es ja auch nicht anders: Zum Beispiel möchten viele Suchende bestimmt nicht mit allen Personen, die hinter den Kontaktanzeigen im Netz stecken, mehrmals persönlich kommunizieren.