Wie ich die E-Mails geregelt kriege – Getting Email Done
14. Mai 2007 - abgelegt unter Lifehacks, gtd
Lange Zeit fehlte mir in meiner Inbox der Durchblick. Manche Mails lagen Monate rum, einfach weil ich sie übersehen hatte. Bei Robert Basic ist das wohl heute noch so, sonst würde er nicht schreiben:
“ich verschussel viele Mails, wenn ich die nicht gleich beantworte, sind die wech”
Vielleicht hilft ja folgender Ansatz, frei nach dem GTD-Gedanken: Die Inbox sollte eigentlich immer so gut wie leer sein. Wie man sich den Spam aus der Inbox raushält, habe ich ja letzt schon erklärt. Bei mir sieht die Inbox in etwa so aus:
Alle zwei oder drei Tage, mindestens aber Montag morgens gehe ich meine Inbox von hinten bis vorne durch (sortiert nach Datum) – E-Mail für E-Mail.
Bei jeder E-Mail überlege ich, was ich damit machen möchte, was der nächste Schritt ist. Wenn das beantworten der Mail weniger als 2-5 Minuten dauern würde, mach ich das gleich und verschiebe das Mail anschließend in die thematische Ablage oder in den Papierkorb.
Wenn mir die Mail wichtig erscheint, das beantworten der Mail aber länger dauern würde, kommt die Mail in den Ordner “@ Action”.
Ist die Mail eher nicht so dringend, oder beinhaltet sie eine interessante Idee, für die ich im Moment aber keine Zeit habe, kommt sie in den Ordner “@ Irgendwann”.
Benötige ich für das beantworten der Mail noch weitere Informationen, oder ist es z.B. eine Bestellbestätigung, kommt sie bis auf weiteres in den Ordner “@ Warten auf”.
Wenn die Mail keine Antwort mehr benötigt, kommt sie in die thematisch sortiere Ablage oder wandert in den Papierkorb.
Wenn man diese Schritte konsequent anwendet, bleibt die Inbox immer übersichtlich, dort liegen wirklich nur neue Mails, die noch nicht gelesen wurden. Sobald ich eine Mail anfasse überlege ich, was ich damit mache.
Ich verwende ein IMAP-Konto, wodurch ich auch von der Arbeit aus die selben Ordner verwenden kann, wie zuhause. Für unterwegs habe ich eine Kopie meiner Mails in einem Google-Mail-Konto. Dort logge ich mich auch ein, wenn ich alle meine Mails nach bestimmten Themen oder Keywords durchsuchen möchte, bei der Suche ist Google einfach unschlagbar.
Wie bekämpft ihr das Mail-Chaos? Oder macht ihr’s wie Robert?
Bloglines
14. Mai 2007 20:55
Mails werden alle zwei bis drei Stunden angesehen. Was nicht weiter benötigt wird, direkt gelöscht. Alles andere wird entweder sofort beantwortet (3 Minuten-Regel) oder mit einer farbigen Markierung versehen. Und dann sofort richtig abgelegt. Über Suchordner stehen alle noch zu bearbeitenden Mails übersichtlich zur Verfügung, gleichzeitig sind sie im richtigen Kontext abgelegt. Ein Arbeitsgang, kein erneutes rumverschieben oder ähnliches.
Mein Posteingangsordner ist jeden Abend leer.
GMail kommt mir für die geschäftlichen Mails nicht in die Tüte, dafür ist der Datenschutz zu undurchsichtig und ich habe keine Lust, meine Geschäftspartner sicher auch nicht, dass E-Mails automatisch fremdindexiert werden nur um bessere Werbung anzeigen zu können.
Gefunden wird über die Desktop Search oder, meistens, über die Ablagehierarchie.
14. Mai 2007 23:34
Also ich bin momentan ein Robert. Meine bisherigen Ordnungsversuche sind fehlgeschlagen, weil der zu-erledigen-Ordner immer wieder viel zu groß geworden ist. Jetz mache ich gerade mal wieder einen Ordnungsversuch…
15. Mai 2007 00:16
Ich verwende zwei verschiedene Mail-Workflows.
Den dienstlichen per MS Outlook und den privaten per Gmail.
Den privaten sieht man hier:
http://itligenz.twoday.net/stories/3260002/
Grundprinzipien:
- alles was man auch als Newsfeed abonnieren kann umstellen
- alles was man nicht unbedingt lesen muss per Regel direkt archivieren und mit einem entsprechenden Tag versehen
- alles was ein todo erfordert das nicht sofort erledigt wird mit Stern kennzeichnen
- Inbox immer komplett leerräumen
Beim dienstlichen Mail-Workflow wird die Inbox auch immer komplett leer geräumt, allerdings werden dort alle Mails die ein to do sind in eine entsprechende Aufgabe umgewandelt selbst wenn es nur eine Antwort ist.
Ich verwende nur für die größten Projekte Unterordner, alles andere landet unsortiert im Task-Archiv und wird im Bedarfsfall über die Suche gefunden.
23. Oktober 2007 10:48
sehr interessant, ich habe mich lange auch mit dm thema beschäftigt und finde dein Artikel sehr hilfreich. Vor allem alle Emails wiederufinden ist für mich wichtig da ich viele Kunden-Mails bekomme, würde ich sie nicht sortieren und regeln wäre einfach ein Chaos.
6. Juli 2008 22:16
Ordnung zu halten bei den E-Mails ist wichtig. Interessant finde ich jedoch, dass es in den allermeisten Fällen folgenlos bleibt, wenn man Mails, die man für irgendwie wichtig hält (und daher aufhebt oder farblich markiert oder meinetwegen auch in einen entsprechenden Ordner verschiebt) schließlich doch ignoriert – weil man einfach Besseres zu tun hat, als sich noch einmal mit dieser Mail zu beschäftigen.
Diese Erfahrung sollte bei der Frage, nach welchem System man arbeiten möchte, Berücksichtigung finden…
18. Dezember 2008 00:01
Hai
Ich halte mich weitestgehend an eine Mehodik, die ich erstmals bei Michael Hyatt gelesen habe.
http://www.michaelhyatt.com/fromwhereisit/2008/06/yes-you-can-sta.html
Es macht halt auch Sinn, jede Mail nur einmal zu lesen und nicht xmal wieder….
Ich rufe meine Mails im Normalfall nur 3mal täglich ab und bearbeite die eingegangenen sofort nach der obigen Methode.
Zum Sortieren nutze ich in Thunderbird die virtuellen Ordner mit zugehörigen Filteregeln, weil damit
1. Eine Mail unter unterschiedlichen Suchordner auftauchen kann
2. Der Posteingang in einer Threaded-Ansicht als Mailarciv dient.
3. April 2010 09:57
Du schreibst: “Ich verwende ein IMAP-Konto, … Für unterwegs habe ich eine Kopie meiner Mails in einem Google-Mail-Konto.”
Wie machst Du das mit den Kopien ans Google-Mail-Konto? Hast Du eine Regel die beim eintreffen ein Kopie an google-Mail schickt? Wie setzt du das um?
19. Juli 2010 13:54
Das läuft bei mir serverseitig. Also beim jeweiligen Mailanbieter ist schon eingestellt, dass Kopien an gmail gesendet werden.