Die Grundsätze von Getting Things Done

Bei “Getting Things Done” geht es darum, alle “losen Enden” die man im Kopf hat, und alle Stapel die man auf dem Schreibtisch hat in ein System zu bringen. Durch konsequentes aufschreiben, durcharbeiten und organisieren lassen sich die meisten Dinge (Stuff) in den Griff kriegen.

Bei mir waren das Berge von Unterlagen, die im Büro auf allen möglichen und unmöglichen Plätzen lagerten, eine übervolle E-Mail-Inbox und alle möglichen To-Do-Listen mit konfusen Projekten, um die ich mich irgendwann mal kümmern wollte.

In seinem Buch “Wie ich die Dinge geregelt kriege” geht David Allen gleich doppelt über die Systematik. Im ersten Teil wird die Philosophie dahinter beleuchtet, im zweiten Teil geht es ganz praktisch ans Werk und man wird regelrecht beim aufräumen an die Hand genommen. Im dritten Teil wird noch einmal wiederholt, was die drei wichtigsten Grundsätze bringen. Das System an sich ist schnell erklärt:
1. Alles zusammentragen

In einem Eingangskorb wird gesammelt, was sich so auf und unter dem Schreibtisch findet. Dazu kommt ein Zettel für jeden Gedanken, jedes Projekt oder jedes lose Ende, das noch im Kopf herumschwirrt. Alles wird einfach aufgeschrieben und in die Inbox gelegt. – Zeit kann man sparen, wer beim aufräumen nur die Hälfte der Dinge vom Schreibtisch in die Inbox legt, und die andere Hälfte (alte Zeitungen, Weihnachtskarten vom letzten Jahr) gleich im Papierkorb entsorgt.

2. Den Eingangskorb durcharbeiten

Im zweiten Schritt wird der Eingangskorb von oben nach unten durchgearbeitet. Alles wird nur einmal in die Hand genommen und es muss entschieden werden:

• ob das Ding gleich in den Müll wandert (weg iss es)
• ob es sich innerhalb von zwei Minuten erledigen lässt (tu es gleich!)
• ob es delegierbar ist (an wen? wann? wie?)
• ob es selbst erledigt werden muss und länger als 2 Minuten dauert, und was genau der nächste Schritt ist
• ob es sich um Informationen für die Ablage handelt oder um ein größeres Projekt, das erst geplant werden will

Wichtig ist dabei immer die Frage, was konkret als nächstes in dieser Sache zu tun ist. Genau das gehört dann auf eine Liste der “Next Actions”, die sinnigerweise nach Kontexten (@Telefon, @Zuhause, @Online …) sortiert wird.

3. Organsieren in Listen und Behälter

Zunächst einmal müssen die Listen angelegt und die Behälter eingerichtet werden. Der eine mag Hängeregister, andere werwenden gleich 43 Ordner oder mehr, die einen führen ihre Listen gerne online, die anderen auf Papier – alles ist möglich. Solange es folgende Kategorien gibt:

• Eine Projektliste
• Eine Ablage mit Informationen und Referenzmaterial zu den Projekten
• Einen wie auch immer gearteten Terminkalender für Termine
• Listen für die nächsten Schritte
• Eine Liste “Warten auf” für ausstehenden “Input”, ohne den eine Sache nicht weiter geht
• Allgemeine Ablage für Unterlagen und Nachschlagematerial
• Eine Liste “Irgendwann/Vielleicht” für Träume, Ideen und Visionen

4. Durchsehen und Erledigen

Wenn die Dinge sortiert sind, geht es darum, sie regelmäßig durchzugehen. Die nächsten Schritte wollen erledigt werden, die Projekte verfolgt und wiederum nächste Schritte festgelegt werden.

5. Projektplanung

Einen großen Stellenwert hat neben dem organisieren und erledigen der nächsten Schritte auf die langfristige Planung von Projekten. Allen nennt es “vertikale” Planung. Dazu gehört:

• Ziel und Zweck den Projekts definieren.
• Sich am gewünschten Ergebnis ausrichten
• Wege zum gewüschten Ziel überlegen (Brainstorm)
• Ideen organisieren und planen (wer, wie, was, wann …)
• Den konkreten nächsten Schritt festlegen und auf die Liste setzen

Im Toolblog findet sich eine nette Übersicht über das Ablaufschema von GTD.

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