Ordnung in der Ablage – Wie macht ihr das?
24. August 2010 - abgelegt unter Büroorganisation
In letzter Zeit versuche ich immer wieder, die sich bildenden Stapel auf meinem Schreibtisch und in den der Eingangsbox in den Griff zu kriegen. So ganz zufrieden bin ich mit meiner Ablage nicht. Je nachdem, wie tief ich in einem aktuellen Projekt stecke, fehlt mir die Energie, „Neuankömmlinge“ gleich sinnvoll abzulegen.
Ordner
In meinen Regalen stehen einige Ordner, ganz klassisch befüllt mit allen möglichen Unterlagen. SO richtig übersichtlich und schnell handhabbar finde ich das nicht. Aber so weiß ich meine Versicherungsunterlagen gut abgeheftet und weiß zumindest, in welcher Ecke ich suchen muss, falls ich doch mal was davon brauche.
Hängeregister
Neben meinem Schreibtisch steht ein kleiner Behälter mit einer Hängeregistratur zu den laufenden Projekten, dorthinein kommen auch meine Rechnungen und Belege, die ich zur Buchhaltung brauche. Um wirklich für jedes Projekt eine Mappe aufzumachen, ist der Behälter aber zu klein und die Mappen zu dick, da muss wohl auf Dauer eine andere Lösung her.
Mappei und Classei
Deutlich weniger Platz als meine bisherigen Mappen scheinen Mappei oder Classei-Mappen zu benötigen. Stephan Lamprecht schrieb dazu mal den Blogbeitrag „Classei? Es wirkt!“. Ein neues Buch von Frank-Michael Rommert mit dem Titel „Ordnung ohne Stress – Der Effizienzvorsprung im Büro mit der MAPPEI-Methode“ geht näher auf das System ein. Bei imgriff gibt es eine nette Artikelserie zum Thema Ablage, dort besonders interessant der Beitrag „Mappei und Classei“
Software
Ein schöner Traum wäre, eingehendes Papier einfach zu scannen, in einem Software-Tool abzulegen und das Papier zu recyceln. Aber erstens müssen manche Dinge in papierhafter Form abgelegt werden, anderes ist mir dann einfach zu mühsam.
Hat jemand von meinen Lesern den Durchblick bei Ablagesystemen? Wie kriegt ihr eure Ablage in den Griff?
Google 
25. August 2010 10:33
Ich halte es mit den Hängeregistern. Die Kunst ist, schnell neue Mappen anzulegen, wenn ein neues Thema hinzukommt und es nicht auf einen Stapel zu legen.
Bei MAPPEI stört mich, dass keine Preise zu finden sind. Da ist CLASSEI schon besser, aber das sieht nach einer Investition aus, bei der ich nicht sicher bin, ob sich das lohnt.
18. Oktober 2010 20:09
Die preise bei Mappei bekommst Du, wenn Du Dich dort registriert und den Shop betreten hast.
13. November 2010 05:43
Das soll jetzt keine Werbung sein aber da ich dein Blog gerade durch Zufall gefunden habe und mich stark für das Thema interessiere – wir wollen genau eine solche “schnell ein foto vom Dokument machen und dann enstpannt zurücklehnen” Programm machen, ein Prototypen gibt es schon, das ganze wird aber erst 2011 public starten – http://www.fileee.com. Wie gesagt, das soll jetzt wirklich keine Werbung sein, aber dieser Beitrag passt gerade exakt auf unsere Vision
24. Juni 2011 19:35
Der Vorteil von MAPPEI im Vergleich zu Hängemappen sind eine deutlich genauere Kennzeichnungsmöglichkeit der Mappen sowie ein geringerer Platzbedarf. Bei den Mappen handelt es sich um Einstellmappen ohne eine jeweilige Hängemechanik. Jede Mappe ist mit einer alphabetischen (und numerischen) Ordnungsleist bedruckt. An dieser Leiste kann der farbige Reiter entspechend dem Anfangsbuchstaben des Suchworts angeklebt werden. So kann über die alphabetische Staffelung jeder Vorgang schnell gefunden werden. Oben auf dem Bild im Titel erkennt man gut, dass dies bei Hängemappen i. d. R. nicht möglich ist (hier stehen z. B. die Begriffe “Simplify” und “Tools” hintereinander. Die Farbzuordnung kann z. B. nach Themengebieten erfolgen.
Eine Umstellung ist sicherlich eine Investition, allerdings profitiert man anschließend dauerhaft von viel geringeren Such- und Zugriffszeiten.
Der große Vorteil von MAPPEI sind die Organisationsberater, die eine kostenlose und unverbindliche Beratung anbieten, um eine individuelle Lösung zu finden. Die entsprechenden MAPPEI-Mitarbeiter finden Sie hier: http://www.mappei.de/kontakt/finder/.